Privacyverklaring voor donateurs van het Universiteitsfonds Eindhoven

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 1 oktober 2019.

In deze verklaring wordt beschreven voor welke doeleinden het Universiteitsfonds Eindhoven (“het fonds”, "wij" of "onze") persoonlijke gegevens van donateurs verzameld. Aangegeven wordt hoe wij omgaan met en gebruik maken van de persoonlijke gegevens die we verzamelen over de donateurs die wij beheren ("u" en “uw").

Wij houden graag contact met u om u op de hoogte te houden van onze activiteiten en ontwikkelingen alsook van de voortgang van de projecten die met uw donaties mogelijk zijn gemaakt en de impact van donaties in het algemeen. Wij leren onze donateurs kennen en kunnen daarmee met projecten beter aansluiten bij de dromen van onze donateurs. Dit doen wij ter bevordering van het wetenschappelijk onderwijs en onderzoek wat aan de Technische Universiteit plaatsvindt en de bevordering van interactieve samenwerking tussen de Technische Universiteit Eindhoven en de maatschappij. Dit doen wij door;

• het stimuleren van (internationale) activiteiten van studenten en medewerkers, op het terrein van wetenschappelijk onderwijs en onderzoek, door middel van het ter beschikking stellen van subsidies;
• Het verwerven van middelen bij het bedrijfsleven, overheden, fondsen en particulieren op basis van voorstellen die door de Universiteit Eindhoven en/of het fonds zelf zijn ontwikkeld;
• het bevorderen van de contacten tussen de Universiteit Eindhoven en het bedrijfsleven en relevante maatschappelijke organisaties;
• Het bevorderen van de contacten tussen de Universiteit Eindhoven en haar alumni;
• Alle andere wettige middelen die voor het doel van de stichting dienstig kunnen zijn.

Wij vinden het belangrijk om uw persoonlijke gegevens te beschermen en transparant te zijn over welke informatie wij van u verwerken.

Wij verwerken persoonsgegevens van (mogelijke) donateurs die ons een eenmalige en/of een doorlopende donatie doen. Doorgaans worden de volgende gegevens verwerkt. Dat betekent niet dat al deze gegevens worden verwerkt, alleen die gegevens die bij ons bekend zijn worden verwerkt.

• uw contactgegevens (NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres); wij updaten deze telkens wanneer u ons laat weten dat ze zijn gewijzigd);
• unieke persoonlijke identificatiegegevens en biografische informatie (een uniek donateursnummer, geboortedatum en geslacht, taalvoorkeur);
• de opleiding die u volgt of heeft gevolgd, en de datum van het behalen van een academische graad (in geval u als student of alumnus een donatie geeft);
• de naam van uw eventuele partner of echtgenoot wanneer u ons deze verstrekt; dit doen wij in het geval van het beheer van onze (donateurs)relaties
• details van uw interacties met het fonds, waaronder:
  • uw aanwezigheid bij evenementen van het fonds, (voor zover dat geregistreerd wordt);
  • ander contact met ons of onze partners (zoals hieronder vermeld);
  • uw eventuele relaties met andere donateurs of donateurs van het fonds, wanneer u ons deze verstrekt; dit doen wij in het geval van het beheer van onze (donateurs)relaties
• uw communicatievoorkeuren, om ons te helpen op maat gemaakte en relevante communicatie te bieden.
• uw bereidheid om als vrijwilliger bij te dragen;
• uw hoogtepunten in uw carrière en andere levenservaringen;
• informatie over uw interessegebieden en maatschappelijke activiteiten.

Indien u een donatie doet registreren wij ook:

• financiële informatie over u:
  • uw geschiedenis van donaties aan het fonds
  • uw IBAN-nummer in het geval van incasso van periodieke donaties

Uw gegevens ontvangen wij van diverse bronnen. De gegevens ontvangen wij grotendeels van de Technische Universiteit Eindhoven. Verder worden uw gegevens aangevuld met gegevens die u zelf met ons deelt, zoals uw bankgegevens. De persoonsgegevens van donateurs die we niet ontvangen via de Technische Universiteit Eindhoven ontvangen we van de donateurs zelf. We verrijken de gegevens die we hebben met gegevens van onze partners (zie paragraaf ‘Wanneer het Universiteitsfonds uw gegevens deelt met anderen’) en openbaar beschikbare gegevens.

We gebruiken gerichte internetzoekopdrachten om de juistheid van de hierboven vermelde gegevens te verkrijgen en te behouden:

• Online en offline openbare bronnen voor bedrijven;
• Online en offline openbare bronnen voor individuen;
• Persbronnen: landelijke en regionale dagbladen, radio, TV, nieuwssites.

Voor het verwerken van deze gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang: het onderhouden van contact met (mogelijke) donateurs. Graag blijven wij met u als (mogelijk) donateur in contact, om u op de hoogte te kunnen houden van nieuwe activiteiten, evenementen op onze universiteit en ontwikkelingen. Dit doen wij schriftelijk, mondeling en/of digitaal.

Uw gegevens worden door ons gebruikt voor een aantal onderling afhankelijke activiteiten ter ondersteuning van het onderhouden van donateursrelaties. Deze omvatten onder andere:

• Toezenden van publicaties (bijvoorbeeld donateursmagazines en updates over het fonds);
• Uitvoeren van enquêtes;
• Toezenden van op maat gemaakte verzoeken om donaties;
• Uitnodigen voor donateurs- en andere universitaire evenementen;
• Interne administratie, inclusief het beheer van eventuele feedback of klachten;
• Administratieve doeleinden (bijvoorbeeld om een ​​donatie te verwerken of om een ​​evenement te beheren waarvoor u zich hebt aangemeld of die u hebt bezocht).

Verzending digitale nieuwsbrieven. Digitale nieuwsbrieven (per e-mail) versturen wij u op grond van art.11.7 3^e lid van de Telecommunicatiewet. U kunt op ieder moment de afmeldlink van een e-mail aanklikken. Daarnaast geven wij in elke papieren nieuwsbrief aan hoe u zich voor het ontvangen van dergelijke post kunt afmelden.

Gegevensanalyse. We kunnen geautomatiseerde of handmatige analyses gebruiken om gegevens aan elkaar te koppelen om ons te helpen uw mogelijkheden te identificeren voor ondersteuning van het fonds, om u een verbeterde ervaring te bieden, om u relevante en actuele informatie te sturen, en kansen te identificeren. Deze zijn zowel ter ondersteuning als om te voorkomen dat u onnodig wordt benaderd.

Bezwaar gegevensverwerking. Als u het niet eens bent met het verwerken van uw persoonsgegevens, kunt u daar bezwaar tegen aantekenen. Ook respecteren wij uw verzoek indien u de verwerking van uw gegevens wenst stop te zetten. Uw wettelijke rechten zijn hieronder uiteengezet. Het uitoefenen van uw rechten staat los van de afmelding voor het versturen van nieuwsbrieven.

We delen (een deel van) de bovenstaande categorieën gegevens met de Technische Universiteit Eindhoven. Het delen van gegevens met de universiteit wordt geregeld in een ‘Convenant Gegevensbescherming’ dat voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Daarnaast gebruikt de universiteit uw gegevens om u te benaderen voor universitaire activiteiten en voor vrijwillige bijdragen in termen van inzet, expertise en financiële middelen. Dit gebeurt op grond van het gerechtvaardigd belang: het fonds draagt op deze wijze bij aan de uitvoering van het donateursbeleid. Lees ook de privacyverklaring van de universiteit om te zien hoe de universiteit met uw gegevens omgaat op https://www.tue.nl/privacy. Verder verstrekken wij uw persoonsgegevens alleen als wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de accountant inzage verlangt in de donateursadministratie of de politie inzage eist bij een vermoeden van een misdrijf).

Wij zorgen ervoor dat we overeenkomsten voor gegevensuitwisseling hebben, die overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn, voordat we uw persoonlijke gegevens delen.

Wij verkopen uw persoonlijke gegevens onder geen enkel beding aan derden en staan ​​derden niet toe om de gegevens die wij met hen hebben gedeeld te verkopen.

Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. Alleen de noodzakelijke personen hebben toegang tot uw gegevens. De toegang tot de gegevens is afgeschermd en onze veiligheidsmaatregelen staan onder toezicht van de Functionaris voor de Gegevensbescherming van de Technische Universiteit Eindhoven. Daarnaast maken wij gebruik van beveiligde verbindingen ten behoeve van de veilige overdracht van uw gegevens en communicatie.

U heeft onder andere de volgende rechten waarvoor u bij ons een verzoek voor kunt indienen:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• het laten corrigeren van fouten;
• het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens;
• intrekken van toestemming voor het ontvangen van communicatie-uitingen.

Indien u een verzoek indient, verzoeken wij u duidelijk aan te geven wie u bent. Hiermee voorkomen we dat wij gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Het kan ook zijn dat wij u vragen zich te identificeren om vast te stellen dat wij met de rechtmatige persoon te maken hebben. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van vier weken op uw verzoek.

Waar u uw recht op verwijdering uitoefent, zullen wij een kern van persoonlijke gegevens (naam, opleiding en afstudeerdetails, uniek identificatienummer en geboortedatum) blijven onderhouden om ervoor te zorgen dat we in de toekomst niet per abuis contact met u opnemen.

Wij zijn daarnaast verplicht – indien van toepassing – bepaalde financiële gegevens over u te bewaren voor wettelijke doeleinden (bijvoorbeeld giften of geschenken, fraudebestrijding en boekhouding) voor de duur van de wettelijke termijnen.

De contactpersoon van het Universiteitsfonds Eindhoven is het aanspreekpunt voor privacy binnen het Universiteitsfonds Eindhoven. Zij is bereikbaar voor al uw vragen en/of klachten via ufe@remove-this.tue.nl. De gegevens van de Functionaris voor de Gegevensbescherming van de Technische Universiteit Eindhoven vindt u hier: www.tue.nl/privacy. Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

De persoonsgegevens die wij van donateurs bewaren, bewaren wij voor onbepaalde tijd vanwege uw levenslange relatie met het fonds. Persoonsgegevens waarvoor een wettelijke bewaartermijn geldt, verwijderen we op het moment dat deze bewaartermijn is verstreken. Indien u uw recht op vergetelheid wil uitoefenen, dan verwijderen wij uw contactgegevens uit onze administratie en anonimiseren deze indien mogelijk. Wel bewaren wij die gegevens die wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld financiële gegevens na donatie). Zie verder hiervoor ook “uw rechten”.

Wanneer onze werkwijze wijzigt passen wij ook deze privacyverklaring aan. Bovenaan de verklaring kunt u zien van wanneer de meest recente versie is. Wij stellen u via mail op de hoogte indien het naar onze inschatting voor u belangrijk is van een wijziging op de hoogte te zijn.